1.             Introducción y alcance

Este Aviso de privacidad para contactos comerciales («Aviso«) describe el procesamiento de datos personales por parte de Toptech Systems, Inc. («Toptech»), 1124 Florida Central Parkway, Longwood, Florida 32750 («Empresa«, «nosotros» o «nos«), parte de IDEX Corporation («IDEX» o «Grupo IDEX y sus filiales«) (visite https://www.idexcorp.com/affiliates-list/ para conocer todas las empresas involucradas) de contactos comerciales. La empresa está comprometida con la protección de los datos personales que procesamos sobre usted de acuerdo con los principios de protección de datos establecidos en la Ley de Protección de datos aplicable. Este Aviso le informa de cómo procesamos sus datos personales si usted es uno de nuestros contactos comerciales. Con respecto al procesamiento de los datos personales de los usuarios del sitio web, consulte nuestra Declaración de privacidad del sitio web, a la que puede acceder en http://toptech.com/privacy-statement/ Este Aviso se aplica exclusivamente a los residentes de países pertenecientes al Espacio Económico Europeo o al Reino Unido. No se aplica a ningún otro contacto comercial y los derechos enumerados en este documento no se aplican a dichos contactos comerciales de otros países. Con respecto al Procesamiento de datos personales de los usuarios del sitio web, consulte nuestro Aviso de privacidad del sitio web, al que puede acceder aquí Este Aviso puede ser modificado de vez en cuando. Toda modificación a este Aviso se publicará cierto período de tiempo razonable antes de que el cambio entre en vigor. Los términos en mayúscula utilizados en este Aviso se definen en la Sección 2 de este Aviso.

2.             Definiciones

Los siguientes términos utilizados en este Aviso se definen de la siguiente manera:

3.              Identidad y datos de contacto del Controlador de datos y del Responsable de la protección de datos

La Empresa es responsable del procesamiento de sus Datos personales y además es el Controlador de datos. Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, póngase en contacto con nosotros en Toptech Systems, Inc. 1124 Florida Central Pkwy Longwood, Florida 32750 +1 (407) 332-1774   Toptech Systems NV Nieuwe Weg 1 – Haven 1053 B-2070 Zwijndrecht / Belgium +32 (0)3 250 6060   Correo electrónico: privacy@IDEXcorp.com Puede ponerse en contacto con nuestro Responsable de la protección de datos en privacy@IDEXcorp.com

4.             Categorías y fuentes de datos personales que procesamos

Procesamos diferentes categorías de datos personales de nuestros contactos comerciales. Esto incluye:

• detalles de identidad, incluido el nombre, información sobre su tratamiento, cargo y posición jerárquica y nivel educativo o experiencia laboral;
• datos de contacto, incluidos los datos de contacto comerciales, como la dirección de la empresa y el número de teléfono de la empresa y la dirección de correo electrónico;
• información que nos proporciona en nuestra relación comercial, incluso dentro de encuestas corporativas, cuestionarios o nuestra correspondencia; como información sobre su preferencia por nuestros productos, consultas previas u otra información sobre nuestra relación comercial en curso;
• datos de inicio, mantenimiento y ejecución de nuestra relación comercial, incluidos los pedidos realizados y planificados y los datos relacionados, como modalidades de suministro o coberturas de seguro, así como datos de inicio de sesión y suscripción del usuario, uso de nuestros servicios web o boletines informativos y datos sobre su presupuesto;
• datos de la empresa de nuestros Socios corporativos, como el nombre y número de registro comercial de la empresa, incluida la información sobre nuestra diligencia debida u otros procedimientos de incorporación o las necesidades comerciales de nuestro socio corporativo, que pueden estar vinculadas a usted; y
• datos relacionados con la afirmación o defensa contra reclamaciones legales y prevención de mala conducta, verificaciones de cumplimiento, incumplimientos u otras infracciones.

La mayoría de datos personales que procesamos, nos la ha proporcionado usted directamente, otros datos personales pueden provenir de su empleador, de nuestro socio corporativo o de otras instancias involucradas en el inicio y ejecución de los contratos con nuestro socio corporativo. Además, podemos procesar datos personales que obtenemos de forma lícita de fuentes de acceso público (como LinkedIn) o que nos son transmitidos legítimamente por terceros (como agencias evaluación crediticia).

5.             Finalidades del procesamiento de datos

La Empresa procesa los datos personales de los contactos comerciales para diversos fines comerciales, entre ellos:

• iniciación, ejecución y formalización de un contrato con usted o nuestro socio corporativo, incluso para cumplir con nuestras obligaciones contractuales, la debida diligencia necesaria y otros requisitos de incorporación con respecto a nuestros socios corporativos;
• análisis de mercado, en particular a través de encuestas, para comprender el mercado donde operamos y para utilizarlo, entre otras cosas, para el desarrollo de productos y servicios;
• comunicación comercial por correo electrónico y teléfono y promoción de nuestros productos y servicios;
• el cumplimiento de las obligaciones legales, incluidas las leyes fiscales y comerciales locales, así como las auditorías por parte de las autoridades gubernamentales y reguladoras y el cumplimiento;
• para el control de la seguridad de las instalaciones del Grupo IDEX y sus filiales y la infraestructura de TI, así como los procedimientos relacionados con la vulneración de datos;
• la afirmación y defensa de reclamos legales y la prevención de mala conducta, incumplimiento u otras infracciones, como inspecciones de rutina, hechos sospechosos específicos o casos de resolución de disputas, por ejemplo, con respecto a incidentes de seguridad de TI o (posible) uso indebido de la propiedad (intelectual) de Toptech;
• la prestación de nuestros servicios al cliente, en especial para responder a sus consultas o investigar y resolver quejas;
• gestión de relaciones con los clientes, incluida la preparación de una lista de contactos importantes para nuestro negocio, la conexión de personas individuales con las cuentas de nuestros Socios corporativos, la elaboración de una lista de partes interesadas importantes para nosotros, encuestas a los clientes;
• optimización de nuestros procesos comerciales, como la administración de cuentas, incluso para establecer y administrar nuestras relaciones comerciales; como el mantenimiento de una base de datos de mayoristas o clientes, también en lo que respecta a un «sistema de gestión de relaciones con el cliente» electrónico, la realización de la gestión de riesgos o la prevención o detección de delitos, incluidos el fraude y los delitos financieros.

6.             Bases legales para el procesamiento de datos personales

La Empresa procesa los datos personales relacionados con sus contactos comerciales con diferentes bases legales:

• Art. 6 sección 1 apartado a del RGPD, si se le informó sobre el procesamiento previsto de sus datos personales y nos ha dado su consentimiento. Siempre puede revocar su consentimiento. La revocatoria del consentimiento no deberá afectar la legalidad del procesamiento basado en el consentimiento previo a dicha revocatoria.
• Art. 6 sección 1, apartado b del RGPD si el procesamiento de sus datos personales es necesario para llevar a cabo el contrato suscrito entre usted y nosotros.
• Art. 6 sección 1 apartado c del RGPD, si el procesamiento es necesario para nosotros para cumplir con una obligación legal a la que estamos sujetos. Por ejemplo, leyes sobre lavado de dinero o requisitos de cumplimiento similares pueden requerir que procesemos algunos de sus Datos personales.
• Art. 6 sección 1 apartado f del RGPD, si el procesamiento es necesario para fines de intereses legítimos que perseguimos nosotros o terceros, salvo cuando dichos intereses sean anulados por los intereses o derechos y libertades fundamentales de usted que requieren la protección de datos personales. Estos intereses legítimos pueden ser:
• la gestión de nuestra relación comercial con nuestros Socios corporativos, incluido el cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales y las comunicaciones correspondientes referidas a nuestra relación comercial;
• la optimización de nuestros procesos comerciales, incluida la implementación de un servicio optimizado de atención y gestión de clientes, incluso con respecto a usted como empleado de nuestro Socio corporativo, como el mantenimiento de una base de datos de mayoristas o clientes, también en lo que respecta a una «sistema de gestión de relaciones con el cliente»;
• la seguridad de nuestra propiedad e infraestructura, como la seguridad de TI y los procedimientos de violación de datos, así como medidas para garantizar la seguridad operativa, de las instalaciones y de la planta, y para la gestión empresarial;
• la afirmación y defensa contra reclamaciones legales y la prevención del cumplimiento u otras violaciones;
• para hacer crecer nuestro negocio mediante la creación de redes y la investigación de mercado y el análisis de posibles oportunidades comerciales, así como el marketing directo, como las actividades de marketing y las comunicaciones o en lo que respecta a los procesos de desarrollo de productos o servicios.

7.             Sus derechos

El RGPD le otorga ciertos derechos en relación con el procesamiento de sus datos personales, que incluyen:

• Solicitar acceso a los datos personales que tengamos sobre usted. (conocido comúnmente como «solicitud de acceso del sujeto de datos»). Esto le permite recibir una copia de los datos personales que tenemos sobre usted y verificar que los estamos procesando de forma legal.
• Solicitar la rectificación, corrección o actualización de cualquiera de los datos personales que tengamos sobre usted. Esto le permitirá corregir cualquier dato incompleto o inexacto que tengamos sobre usted.
• Solicitar que los Datos personales proporcionados por usted sean transferidos en formato legible por máquina («portabilidad de datos»), en la medida en que este derecho sea relevante en el contexto laboral.
• Solicitar la eliminación de sus Datos personales. Esto le permite solicitarnos que borremos o suprimamos sus Datos personales si no hay un buen motivo para que los sigamos procesando. También tiene derecho a solicitarnos que borremos o suprimamos sus Datos personales cuando haya ejercido su derecho a oponerse al procesamiento (véase a continuación).
• Solicitud de restricción del procesamiento de sus Datos personales. Esto le permite solicitarnos que suspendamos el procesamiento de Datos personales sobre usted (por ejemplo, si desea que establezcamos su exactitud o el motivo del procesamiento).
• Revocatoria de cualquier consentimiento que pueda haber dado en cualquier momento, sin afectar la legalidad del procesamiento basado en el consentimiento previo a su revocatoria.

Estos derechos no son absolutos y están sujetos a varias condiciones en virtud de: (a) Legislación aplicable sobre protección de datos; y (b) otras leyes y reglamentaciones a las que estamos sujetos. Puede ejercer los derechos otorgados por la Legislación aplicable sobre protección de datos, por ejemplo, comunicándose con nosotros a través de los datos de contacto indicados anteriormente. Usted tiene el derecho a interponer una queja ante una Autoridad supervisora de protección de datos.

8.             Intercambio de datos y transferencias internacionales de datos: intragrupo y terceros

8.1          Transferencias intragrupo

Como miembro de una empresa multinacional que opera bajo una estructura de gestión matricial, la Empresa puede compartir los Datos personales de los Contactos comerciales con otros miembros del Grupo IDEX y sus filiales listados en el Anexo para los fines establecidos en este Aviso. Tenga en cuenta que la Empresa solamente comparte los Datos personales de los Contactos comerciales con las empresas listadas cuando esto está amparado por una base legal para dicho procesamiento. Estas transferencias están protegidas por las obligaciones establecidas en los acuerdos intragrupo que celebraremos entre las distintas entidades legales que componen el Grupo IDEX y sus filiales. Las transferencias internacionales dentro del Grupo IDEX y sus filiales se rigen por las Cláusulas contractuales estándar aprobadas por la Comisión de la UE para los Controladores y, cuando corresponda, para los Procesadores. Puede recibir una copia de estas Cláusulas contractuales estándar utilizadas en nuestros acuerdos intragrupo al comunicarse con nosotros por medio de la información de contactos que se brindó anteriormente en la Sección 3.

8.2          Terceros

La Empresa puede compartir Datos personales con proveedores externos que contratemos para realizar servicios o funciones en nuestro nombre y bajo nuestras instrucciones. Cuando corresponda, el procesamiento de sus datos estará sujeto a los requisitos del RGPD. La Empresa también se asegurará de que sus contratos con estas partes aseguren que solo procesen Datos personales de acuerdo con nuestras instrucciones y con el fin de proporcionar los servicios acordados y proteger la integridad y confidencialidad de los Datos personales que se les confían, de acuerdo con los requisitos del RGPD. Para los fines establecidos en este Aviso, también podemos divulgar sus Datos personales a nuestros proveedores de servicios de TI, auditores, abogados, consultores, fuerzas del orden y otras autoridades públicas (como organismos fiscales y de seguridad social), la policía, fiscales, cortes de justicia y tribunales. Algunos de estos destinatarios son responsables de determinar los propósitos y medios del Procesamiento y de la legalidad del Procesamiento por su parte. Cuando sea necesario, nos aseguraremos de que se establezcan las medidas contractuales adecuadas para garantizar la protección de sus Datos personales. Algunos de los terceros que contratamos para procesar sus Datos personales se encuentran fuera del Espacio Económico Europeo. Nos aseguraremos de que estas transferencias sean:

• a países que están amparados por una decisión de adecuación emitida por la Comisión de la UE y que se considera que proporcionan un nivel adecuado de protección, incluidos actualmente Suiza, Uruguay, Argentina, Japón, Israel, Isla de Man, Nueva Zelanda, Guernsey, Canadá, Andorra, Islas Feroe y Jersey; o que son
• regidos por una de las siguientes salvaguardas de acuerdo con el Art. 44 y siguientes del RGPD, especialmente: las cláusulas contractuales estándar aprobadas por la Comisión de la UE o las Normas Corporativas Vinculantes aprobadas por una autoridad de protección de datos de la UE, ampliadas por salvaguardas adicionales de acuerdo con las conclusiones del TJCE en Schrems-II. Si desea obtener una copia de estas garantías de protección de datos, puede comunicarse con nosotros a través de la información de contacto indicada anteriormente.

9.             Conservación de datos personales

La Empresa conservará y procesará sus Datos personales solo durante el tiempo necesario para los fines mencionados anteriormente para los que se recopilaron o para obligaciones legales. Dichas obligaciones legales pueden surgir especialmente bajo el derecho tributario y comercial. Si sus datos ya no son necesarios para el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales o para el cumplimiento de los propósitos anteriormente mencionados, se eliminarán; salvo que sean necesarios para asegurar, hacer valer o aplicar las reclamaciones legales. En este caso, los conservaremos de acuerdo con el período de prescripción regular. Durante este período, estos datos se bloquean y ya no están disponibles para ningún otro uso.

10.          Requisitos legales/contractuales

En ciertos casos, puede optar por no proporcionarnos sus Datos personales o proporcionar Datos personales incompletos. Sin embargo, tenga presente que quizá no podamos entablar o continuar una relación comercial, ya que sus Datos personales son necesarios para fines administrativos o para cumplir con los requisitos legales.

11.          Toma de decisiones y establecimiento de perfiles automatizados

Sus datos personales no se utilizarán para la toma de decisiones automatizada ni para el establecimiento de perfiles.