Déclaration de confidentialité relative aux candidats à un poste

Cette déclaration de confidentialité a été révisée pour la dernière fois le 30 septembre 2021.

1.             Introduction

Cette déclaration de confidentialité relative aux candidats à un poste (« déclaration ») explique comment les données personnelles sont traitées par Toptech Systems, Inc. (« Toptech »), 1124 Florida Central Parkway, Longwood, Florida 32750 États-Unis (« société » ou « nous »), qui fait partie d’IDEX Corporation (« IDEX » ou « Groupe IDEX et sociétés affiliées ») (veuillez consulter https://www.idexcorp.com/affiliates-list/ pour connaître toutes les sociétés concernées), au cours du processus de candidature. La société s’engage à protéger les données personnelles qu’elle traite à votre sujet conformément aux principes de protection des données énoncés dans la législation applicable sur la protection des données. La présente déclaration vous informe de la manière dont nous traitons vos données personnelles lorsque vous postulez à un poste chez nous. En ce qui concerne le traitement des données personnelles des utilisateurs du site web, veuillez consulter notre déclaration de confidentialité du site web, accessible ici. Veuillez noter que, dans le cadre de la procédure de candidature, les données peuvent également être traitées par l’opérateur respectif du réseau ou de la plateforme par lequel vous avez trouvé l’une de nos offres d’emploi, comme LinkedIn. Pour ce traitement, l’opérateur respectif du réseau ou de la plateforme est le contrôleur des données. Veuillez consulter la politique de confidentialité de l’opérateur respectif du réseau ou de la plateforme pour plus de détails. Cette déclaration peut être modifiée de temps à autre. Nous publierons toute modification de cette déclaration dans un délai raisonnable avant la date d’entrée en vigueur de la modification. Les termes importants utilisés dans la présente déclaration sont définis à la section 2 de la présente déclaration.

2.             Définitions

Les termes suivants, utilisés dans la présente déclaration, sont définis comme suit :

Terme Définition
Législation applicable sur la protection des données Toutes les lois applicables en matière de protection des données, qui s’appliquent au traitement de vos données personnelles, en particulier le RGPD ainsi que les éventuelles législations locales, qui peuvent s’appliquer dans votre pays.
Consentement Toute indication librement fournie, spécifique, informée et non ambiguë de la volonté de la personne concernée par laquelle elle signifie, par une déclaration ou par une action affirmative claire, son accord au traitement spécifique de ses données personnelles. Il doit s’agir d’un acte affirmatif clair (« Opt-In »). Le silence ou l’inactivité ne sont pas suffisants. Le consentement peut être retiré à tout moment avec effet pour l’avenir.
Contrôleur de données La personne physique ou morale, l’autorité publique, l’agence ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel ; lorsque les finalités et les moyens du traitement sont déterminés par des dispositions législatives ou réglementaires nationales ou de l’UE, le contrôleur ou les critères spécifiques de sa nomination peuvent être désignés par le droit national ou de l’UE.
Traitement des données Toute opération, ou tout ensemble d’opérations, effectuées sur des données personnelles ou sur des ensembles de données personnelles, que ce soit ou non par des moyens automatisés, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou la combinaison, la restriction, la suppression ou la destruction.
Prestataire de traitement des données Une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou tout autre organisme qui traite les données personnelles pour le compte du contrôleur de données.
Délégué à la protection des données Personne, qui est désignée par la société pour protéger les droits des personnes concernées et pour agir en tant qu’interlocuteur entre la société et vous, afin de veiller à ce que la société se conforme à toute la législation applicable en matière de protection des données.
Personne concernée Toute personne à laquelle les données personnelles respectives se réfèrent.
Autorité de contrôle de la protection des données Toute autorité publique compétente pour examiner la légitimité du traitement des données personnelles par la société et/ou faire valoir vos droits en matière de protection des données auprès de la société.
Espace économique européen ou EEE Les États membres de l’Union européenne, plus la Norvège, l’Islande et le Lichtenstein.
RGPD Règlement général de l’UE sur la protection des données 2016/679.
Données personnelles Toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (également appelée « personne concernée ») ; est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques de l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.
Catégories spéciales de données personnelles ou de données sensibles Les données à caractère personnel qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.
Processus ou traitement Toute opération, ou tout ensemble d’opérations, effectuées sur des données personnelles ou sur des ensembles de données personnelles, que ce soit ou non par des moyens automatisés, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou la combinaison, la restriction, la suppression ou la destruction.
Autorité de contrôle Une autorité publique indépendante, qui est établie par un État membre de l’Union européenne (article 51 du RGPD) ou toute autre autorité publique chargée de contrôler l’application de la loi sur la protection des données.

 

3.             Identité et coordonnées du contrôleur des données et du délégué à la protection des données

La société est responsable du traitement de vos données personnelles, et est le contrôleur de données. Si vous avez des questions sur cette déclaration, veuillez nous contacter à Toptech Systems, Inc. 1124 Florida Central Pkwy Longwood, Florida 32750 États-Unis +1 407 332 1774   Toptech Systems NV Nieuwe Weg 1 – Haven 1053 B-2070 Zwijndrecht / Belgique +32 03 250 6060   Adresse e-mail : privacy@IDEXcorp.com Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse privacy@IDEXcorp.com Catégories et origines des données personnelles que nous traitons Nous collectons et stockons les données personnelles qui nous sont fournies via votre candidature et au cours du processus de candidature. Cela peut inclure :

  • des coordonnées et des données relatives à l’identité, telles que le nom, l’état civil, le sexe, la nationalité, la date de naissance, l’adresse du domicile, les coordonnées (y compris le numéro de téléphone et l’adresse e-mail) ;
  • vos documents de candidature et les informations qu’ils contiennent, y compris, entre autres, votre CV, votre lettre de motivation et les certificats ou autres documents relatifs à votre expérience professionnelle antérieure, à votre formation ou à des éléments similaires, des photos ;
  • des informations sur vos antécédents professionnels ainsi que vos expériences et vos aptitudes liées au travail, telles que la date d’embauche, la date et la raison de la cessation de l’emploi, le statut professionnel, le niveau actuel de rémunération, toute autre donnée justificative soumise par les candidats ou les employés, les vérifications des références, les candidatures antérieures à un poste, les preuves de compétences/qualifications, les informations relatives à une réinstallation ;
  • les informations relatives au caractère et aux intérêts professionnels, y compris les intérêts personnels et ceux liés au travail, les connaissances ou les compétences, les récompenses ou les affiliations ;
  • d’autres données à caractère personnel que vous fournissez au cours du processus de recrutement, y compris les notes de nos entretiens avec vous et toute la correspondance que vous entretenez avec nous ou une agence de recrutement au cours du processus de candidature ;
  • des informations sur le statut de votre autorisation de travail ; et dans certaines circonstances
  • des catégories spéciales de données personnelles, telles que votre origine raciale ou ethnique, votre appartenance syndicale, vos croyances religieuses ou des informations concernant votre santé, comme des informations sur un handicap pour lequel la société doit procéder à des ajustements raisonnables au cours du processus de recrutement.

Nous pouvons également obtenir les données susmentionnées vous concernant auprès d’autres sources, notamment des agences de recrutement, des références que vous nous fournissez, des sites web et d’autres informations accessibles au public sur Internet. Cela inclut, par exemple, les données personnelles que vous avez manifestement rendues publiques dans le cadre d’un profil en ligne. Nous pouvons également recevoir des informations que vous nous soumettez par l’intermédiaire de sites web tiers, tels que LinkedIn.

4.             Finalités du traitement des données

La société traite les données personnelles des candidats à un poste à différentes fins nécessaires :

  • pour mener à bien le processus de recrutement, y compris pour traiter votre candidature, évaluer votre aptitude à occuper l’emploi proposé en fonction de vos capacités et de vos qualifications, procéder à la vérification des références comme l’autorise ou l’exige la législation locale, répondre à vos demandes et communiquer avec vous, et structurer le processus de recrutement en fonction de vos besoins, par exemple en ce qui concerne d’éventuels problèmes de santé, respectivement ;
  • pour mener à bien la relation de travail, notamment en ce qui concerne la gestion des RH et des performances, après une candidature retenue ;
  • aux fins de l’exécution des processus métiers et de la gestion interne, y compris pour le contrôle de l’égalité des chances et la garantie d’un lieu de travail accessible aux handicapés ;
  • pour la sécurité informatique et les procédures de violation des données ;
  • pour se conformer aux obligations légales, telles que la réglementation fiscale, mais surtout les obligations adressées aux employeurs concernant la relation de travail, comme la confirmation de l’éligibilité du candidat à travailler dans le pays respectif de la société ;
  • pour optimiser nos processus métiers, notamment pour améliorer notre processus de candidature ou pour optimiser d’autres processus de recrutement ou programmes de diversité ; et
  • pour l’exercice d’actions en justice ou la défense contre des actions en justice.

5.             Bases juridiques du traitement des données personnelles

La société traite les données personnelles conformément à différentes bases juridiques :

  • 6 section 1 lit. a du RGPD, si vous avez été informé du traitement prévu de vos données personnelles, et si vous nous avez donné votre consentement. Cela peut inclure avant tout votre consentement au traitement de vos données personnelles par nos soins pour de futures activités de recrutement, telles que votre inclusion dans notre réserve interne de talents. Le champ d’application du traitement est alors déterminé par le contenu du consentement respectif. Vous pouvez toujours retirer votre consentement. Le retrait du consentement n’affectera pas la légalité du traitement fondé sur votre consentement avant le retrait.
  • 6 section 1 lit. b du RGPD, si le traitement de vos données personnelles est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre vous et nous, qui pourrait inclure une relation de travail précontractuelle.
  • 6 section 1 lit. c du RGPD, si le traitement est nécessaire pour que nous puissions respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis. Par exemple, les lois sur le blanchiment d’argent ou des exigences de conformité similaires peuvent nous obliger à traiter certaines de vos données personnelles.
  • 6 section 1 lit. f du RGPD, si le traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes ou de ceux d’un tiers, sauf si ces intérêts sont supplantés par vos intérêts ou vos libertés et vos droits fondamentaux qui exigent la protection des données personnelles. Ces intérêts légitimes peuvent être :
  • la gestion du processus de recrutement, notamment pour permettre le recrutement, l’évaluation et la confirmation des candidats aptes au poste, l’élaboration d’une stratégie de recrutement appropriée et sa mise en œuvre ;
  • à des fins d’administration et d’optimisation de la gestion, y compris l’exécution des processus métiers et l’optimisation de la gestion interne, les rapports de gestion agrégés ou la formation interne, le climat de travail, le suivi de l’égalité des chances ;
  • l’obtention de preuves dans le cadre de procédures judiciaires, y compris la défense contre les actions en justice intentées contre nous ou l’exercice de nos actions en justice, et la prévention des violations de conformité ou autres infractions ;
  • conformément à l’article 9 paragraphe 2 ou paragraphe  4 du RGPD concernant les catégories spéciales de données personnelles.

6.             Vos droits

Le RGPD vous donne certains droits en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles, notamment celui de :

  • Demander l’accès aux données personnelles vous concernant (communément appelé « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.
  • Demander la rectification, la correction ou la mise à jour de toute donnée personnelle que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.
  • Demander que les données personnelles que vous avez fournies soient transférées dans un format lisible par machine (« portabilité des données »), dans la mesure où ce droit est pertinent dans le contexte de l’emploi.
  • Demander la suppression des données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer les données personnelles lorsque nous n’avons aucune raison valable de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer les données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous).
  • Demander la restriction du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des données personnelles vous concernant (p. ex. si vous voulez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement).
  • Retirer tout consentement que vous avez potentiellement donné à tout moment, sans affecter la légalité du traitement basé sur le consentement avant son retrait.

Ces droits ne sont pas absolus et sont soumis à différentes conditions en vertu de : (a) la législation applicable en matière de protection des données ; et (b) les autres lois et règlements auxquels nous sommes soumis. Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant par exemple aux coordonnées indiquées à la section 2 ci-dessus. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité compétente de contrôle de la protection des données.

7.             Partage des données et transferts internationaux de données : Intragroupe et tiers

7.1          Transferts intragroupes

En tant que membre d’une entreprise multinationale possédant une structure organisationnelle en matrice, la société peut partager les données personnelles des candidats à un poste avec d’autres membres du groupe d’entreprises Toptech énumérés dans l’annexe, aux fins énoncées dans la présente déclaration. Veuillez noter que la société ne partage les données personnelles des candidats à un poste avec ces sociétés que lorsque cela est couvert par une base légale pour ce traitement. Ces transferts sont protégés par les obligations énoncées dans les accords intragroupe que nous avons conclus entre et parmi les différentes entités juridiques qui composent le groupe IDEX et les sociétés affiliées. Les transferts internationaux au sein du groupe IDEX et des sociétés affiliées sont régis par des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne pour les contrôleurs et, le cas échéant, pour les prestataires de traitement, complétées par des garanties supplémentaires conformément aux conclusions de la CJCE dans l’affaire Schrems-II. Vous pouvez recevoir un exemplaire de ces clauses contractuelles types utilisées dans nos accords intragroupe en nous contactant aux coordonnées indiquées à la section 3 ci-dessus.

7.2          Tiers

La société peut partager des données personnelles avec des prestataires externes que nous engageons pour exécuter des services ou des fonctions en notre nom et selon nos instructions. Le cas échéant, le traitement de vos données par leurs soins sera soumis aux exigences du RGPD. La société veillera également à ce que ses contrats avec ces tiers garantissent qu’ils ne traitent les données personnelles que conformément à nos instructions et afin de fournir les services convenus, et de protéger l’intégrité et la confidentialité des données personnelles qui leur sont confiées, conformément aux exigences du RGPD. Aux fins énoncées dans la présente déclaration, nous pouvons également communiquer vos données personnelles à nos prestataires de services informatiques, des auditeurs, des avocats, des consultants, des autorités chargées de l’application de la loi et d’autres autorités publiques (telles que les organismes fiscaux et de sécurité sociale), la police, des procureurs, des cours de justice et des tribunaux. Certains de ces destinataires sont eux-mêmes responsables de la détermination des finalités et des moyens du traitement, et de la légalité du traitement de leur côté. Le cas échéant, nous veillerons à ce que des mesures contractuelles appropriées soient mises en place pour assurer la protection de vos données personnelles. Certains des tiers que nous engageons pour traiter vos données personnelles sont situés à l’extérieur de l’Espace économique européen. Nous veillerons à ce que ces transferts soient

  • effectués vers des pays qui font l’objet d’une décision d’adéquation de la part de la Commission européenne et qui sont réputés fournir un niveau de protection adéquat, ce qui inclut actuellement la Suisse, l’Uruguay, l’Argentine, le Japon, Israël, l’île de Man, la Nouvelle-Zélande, Guernesey, le Canada, Andorre, les îles Féroé et Jersey ; ou soient
  • régis par l’une des garanties conformément à l’article 44 et suivants du RGPD, en particulier : clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou règles d’entreprise contraignantes approuvées par une autorité de protection des données de l’UE, étendues par des garanties supplémentaires conformément aux conclusions de la CJCE dans l’affaire Schrems-II. Vous pouvez recevoir un exemplaire de ces garanties de protection des données en nous contactant aux coordonnées indiquées ci-dessus.

8.             Conservation des données personnelles

La société ne conservera et ne traitera vos données personnelles que pendant la durée nécessaire aux fins susmentionnées pour lesquelles elles ont été collectées ou aux obligations légales. De telles obligations légales peuvent découler notamment du droit fiscal et du droit commercial. Si vos données ne sont plus nécessaires à l’exécution d’obligations contractuelles ou légales ou à la réalisation des finalités susmentionnées, elles seront supprimées ; à moins qu’elles ne soient nécessaires pour garantir, faire valoir ou faire appliquer des droits légaux. Dans ce cas, nous les conserverons conformément au délai de prescription habituel. Pendant cette période, ces données sont bloquées et ne sont plus disponibles pour aucune autre utilisation. En général, les données relatives à une candidature seront supprimées au plus tard après trois mois, si votre candidature est rejetée et si la procédure de candidature est terminée. Nous conserverons les données de la candidature pendant une période plus longue si vous consentez à ce que nous les conservions dans notre réserve de talents. Nous ne supprimerons pas les données de votre candidature si nous signons un contrat de travail avec vous. Dans ce cas, les données du candidat seront transférées dans le dossier du personnel. Pour la suppression de ces données, veuillez vous reporter à la politique de confidentialité pour les employés.

9.             Exigences statutaires/contractuelles

Dans certains cas, vous pouvez choisir de ne pas nous fournir vos données personnelles et/ou fournir des données personnelles incomplètes. Sachez toutefois que nous pourrions ne pas être en mesure de poursuivre correctement votre procédure de candidature, car vos données personnelles peuvent être requises à des fins administratives et/ou pour satisfaire aux exigences légales.

10.          Profilage et prise de décision automatisée

Vos données personnelles ne seront pas utilisées pour la prise de décision automatisée et/ou le profilage.

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